+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
ГлавнаяКакКакие документы считаются входящими

Какие документы считаются входящими

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область

Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть. Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации. Внимание Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошивать документы?

Некоторые секреты входящих документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Работа с исходящими и входящими В документационном обеспечивании учреждения возможно отметить 3 группы документов: поступающие входящие бумаги, отправляемые исходящие бумаги и внутренние бумаги.

Любая из данных групп содержит средства особенности обработки и прохождения. Работа с входящими документами наступает со стадии способа документов секретарём или же работником службы делопроизводства, последующей сортировки и регистрации. В последствии рассмотрения их управляющим и простановки резолюции бумаги направляются на выполнение.

Копии исходящих документов в последствии подшивки в дела протекают те же стадии обработки, что и входящие. Базу верной организации работы с документами составляет чёткое деление функций и выливающихся из их обязательств меж сотрудниками фирмы.

Графы журнала регистрации входящих документов Дата регистрации только текущая фактическая. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек.

При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные.

В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания. Краткое изложение целевого назначения документа. Количество листов, в т. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.

Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение. Отметка о выдаче во временное пользование кому и когда выдан. Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.

Хранит информацию о просителе: Ф. О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.

Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения. Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7. Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке. В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив. Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Close Window This may take a second or two. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Это могут быть: Различные рекламные листовки; Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Образец журнала регистрации входящих документов Основные графы Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета. При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения.

Скачать журнал регистрации входящих документов бесплатно в word excel формате Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке. Важно Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Журнал регистрации исходящих документов Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его.

Порядковый номер входящего или исходящего документа; От кого получен документ или кому отправлен; Направленность документа судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т. Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Внимание Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема в несколько строк могут вообще не иметь наименования.

Тогда это графа остается пустой. Кем подписана исходящая бумага. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале. Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости.

Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео: Исправление ошибок Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера идет регистрация номера , нужно внести соответствующую запись в журнал. Делопроизводитель Соловьева В. Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия.

Создаем журналы регистрации документов, или забыть нельзя регистрировать Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы.

На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна: Быть представлена одинаковыми страницами даны в прикрепленном бланке и образце журнала. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Какие данные указывать при заполнении Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны: Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала — 1, второй — 2 и т.

Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера. Краткое содержание.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны.

Вариации Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится.

Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.

Организация документооборота на предприятии

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как.

Обработка документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Работа с исходящими и входящими В документационном обеспечивании учреждения возможно отметить 3 группы документов: поступающие входящие бумаги, отправляемые исходящие бумаги и внутренние бумаги. Любая из данных групп содержит средства особенности обработки и прохождения. Работа с входящими документами наступает со стадии способа документов секретарём или же работником службы делопроизводства, последующей сортировки и регистрации. В последствии рассмотрения их управляющим и простановки резолюции бумаги направляются на выполнение. Копии исходящих документов в последствии подшивки в дела протекают те же стадии обработки, что и входящие. Базу верной организации работы с документами составляет чёткое деление функций и выливающихся из их обязательств меж сотрудниками фирмы.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы

Активировать демодоступ. Узнайте, как происходит обработка входящих документов в году, какие существуют виды входящих документов, почему регистрация входящих документов считается необходимой процедурой, в каких случаях журнал входящих документов не может считаться оптимальной формой регистрации, а также какие данные нужно внести в регистрационную форму, чтобы упростить и унифицировать учет входящих документов в году. Документооборот любой организации можно разделить на три основных документопотока: внутренний, входящий и исходящий. Внутренними называют документы, которые издаются организацией для своих внутренних потребностей и не выходят за ее пределы. Исходящими называют отправляемые документы, а входящими — принимаемые. Обработка входящих документов в году имеет свои особенности и состоит из нескольких этапов:.

Организация документооборота на предприятии

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как Входящей корреспонденцией организации считается любой документ или.

Глава 1. Документооборот

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Некоторые секреты входящих документов

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо. Реквизитами входящего письма непременно будут: "Корреспондент" - тот, кто вам его отправил организация. Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа.

Для внутренней документации и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация.

Какие документы считаются входящими

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный.

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять — читайте в статье. Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в 1С 8.3 (8.2)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. thanksingloce1973

    Входящие документы | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

  2. bechsnapppentheast1978

    Документооборот: коротко о главном.